Come attrezzarsi per gestire al meglio le attività sul lavoro? Vai su bioton.it

La cassetta degli attrezzi per gestire meglio il carico di lavoro.

Inserito il 27 Agosto 2019

La miriade d’impegni che assilla la nostra mente, molte volte finisce per farci perdere la concentrazione, creando frustrazione e incapacità di dare un corretto ordine ai nostri compiti, tanto nel lavoro quanto nella vita quotidiana.
Probabilmente succederà anche a te di iniziare le tue attività con un metodo “random”, dando credibilità a quella vocina che ti spinge a divorare con veemenza le cose da fare. La conseguenza è ben nota: per quanto tu possa essere veloce e scattante, a fine giornata alzerai la testa con la sensazione di non aver fatto abbastanza e con le idee confuse sull’efficacia del tuo operato.

Abram Lincoln ci ha lasciato in eredità questa massima sull’organizzazione del tempo, che potrebbe venirti in aiuto: “Se avessi 8 ore per tagliare un albero ne passerei sei ad affilare l’ascia”.

Allora come possiamo attrezzarci per fare in modo che il tempo sia nostro alleato?

L’organizzazione come chiave per vivere meglio

Iniziare a un’attività senza aver messo da parte del tempo per comprendere le modalità più efficaci per svolgerla, non può portare a buoni risultati. Infatti, organizzarsi può risultare tedioso, ma in realtà permette di eseguire le stesse azioni in modo fluido, sprecando sempre meno tempo.

Dalla frase di Lincoln possiamo intuire come le persone di successo facciano della pianificazione un loro punto di forza.

Ma quali sono gli step essenziali per essere ben organizzati?

Creare una checklist: la nostra testa è spesso popolata da mille pensieri sulle cose da fare ma dobbiamo tenere ben presente che il “sistema operativo” di cui siamo dotati ha un limite e va quindi alleggerito. Ogni mattina crea un elenco a punti delle incombenze che ti vengono in mente e scrivile sulla tua agenda. Aspetta, non è ancora giunto il momento di passare all’azione. Ora riordina il tutto, dando una priorità basata sulla reale importanza e sulle scadenze da rispettare.
Non rimandare: spesso siamo portati a posticipare quei compiti che risultano pesanti perché ci annoiano o ci spaventano. Nel creare la tua lista, la coerenza nei confronti degli impegni presi è fondamentale: se una cosa deve essere fatta è giunto il momento di affrontarla. Vedrai che il solo iniziare ti farà sentire già meglio.
conoscere significa saper gestire le variabili: ogni lavoro necessita di competenze adeguate per essere condotto al meglio. Se conosci bene la tua materia, saprai anche riportare nel dettaglio le azioni da compire per arrivare all’obiettivo. Per cui non smettere mai di imparare, perché questo ti permetterà di mettere a fuoco tutti i passaggi per ottenere un buon risultato.
Schemi e metodi: crea il tuo framework di lavoro, mettendo nero su bianco i vari step. In alcuni casi una bella lavagna può essere utile per dare una panoramica chiara del tuo lavoro, se non hai spazio anche un foglio va bene. Schematizza usando la creatività: non serve essere un’artista per usare colori e disegnare semplici icone che possono aiutarti visualizzare meglio il tuo progetto.
Consultare la rete: Con i mezzi a nostra disposizione, oggi prepararsi risulta più facile: ci sono moltissimi programmi e siti che offrono servizi gratuiti per gestire il flusso di lavoro in autonomia o in team. Spulcia tra la rete e inizia ad usarli, solo in questo modo troverai quello che fa per te. Fatti aiutare da chi fa dell’organizzazione del tempo uno strumento di business, ci sono moltissimi libri e video che parlano dell’argomento.

Ora che hai acquisito qualche informazione in più sulla gestione del tuo tempo non ti resta che iniziare ad affilare l’ascia. Buon lavoro, anzi buona organizzazione!
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